Die Makigami-Analyse half uns herauszufinden, wie wir unseren gesamten Prozess verbessern können!
“Wir wissen, wie wir kontinuierliche Verbesserungen innerhalb unserer Abteilungen erwirken können, aber wir brauchen allgemein Verbesserungen in den Logistik- und Planungs-Abteilungen.”
Vor ein paar Jahren begann unser Unternehmen ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung. Verbesserungen wurden erzielt, besonders in der Produktionsstätte, aber dann erkannten wir, dass die Produktion von einem besseren Planungs- und Logistiksystem unterstützt werden kann. Unsere Prozesse für Verkauf, Auftragseingang und Vorbereitung benötigten zu viel Zeit. Wir fanden, wir könnten innerhalb der Produktion nichts mehr verbessern. Der Bedarf lag in unserer Logistik- und Planungs-Abteilung aber wir wussten nicht, wie wir den gesamten Prozess behandeln und verbessern konnten.
“Ein Prozess-Team definierte die Verluste im gesamten Team”
Einer der Gründe, warum wir nicht wussten, wie wir verfahren sollten, hatte mit der Komplexität unseres Prozesses zu tun. Viele Angestellte waren in den Prozess involviert und alle Abteilungen hatten Ideen für Lösungen aber es war schwierig, ein paar gemeinsame Lösungen zu finden. Jeder hatte seine eigenen Gedanken und Ideen und es war schwierig, die waren Bedürfnisse zu verstehen.
Um dieses Problem zu lösen, gründeten wir ein multidisziplinäres Team: zwei Personen vom Verkauf (unterschiedliche Verkaufs-Abteilungen), die Einkaufs-Abteilung, unser Planer für unsere Druck-Abteilung und der Planer von der Press-Abteilung, eine Person von der Produktion und eine von der Logistik-Abteilung wurden zusammengesetzt. Unser Betriebsleiter erklärte den Bedarf und die Aufgabe und wir analysierten unseren Informations-Prozess. Es war unglaublich unseren eigenen Prozess zu sehen: ein Schock. Niemand aus dem Team hat jemals den gesamten Prozess gesehen und manchmal waren wir geschockt zu hören, was der Kollege von der anderen Abteilung alles zu tun hatte!
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Unser aktueller Zustand Makigami:
– 27 x Übergaben von Person zu Person!
– Durchlaufzeit für die Produktions-Vorbereitung: 2-3 Tage
– Große Variation der totalen Durchlaufzeit: von 3 Wochen bis 12 Wochen
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Wir fanden neben unseren unterschiedlichen Systemen auch andere Aspekte, die einen starken negativen Einfluss auf unsere Durchlaufzeit hatten: kein gutes Prozedere, um neue Klischees anzufordern, das Archivierungssystem für Klischees verursachte Verzögerungen und Arbeitsüberlastung, der Prozess der hereinkommenden Rohmaterialien verursachte Verzögerungen und unsere Arbeitsweise, um die Produktion vorzubereiten, war nicht praktisch und verursachte ebenfalls Verzögerungen. Basierend auf den ausgewählten Aspekten des Makigami wussten wir nun, was wir bewältigen können und das wir die Effekte beurteilen können, die es in der gesamten Auftragsabwicklung haben wird. Mit dem Makigami konnten wir auch sehen, welchen Effekt es haben wird, wenn wir SAP implementieren, und auch, welche Elemente wir vorbereiten müssten, um das beste aus SAP herauszuholen, wurde klarer.
Wir arbeiteten an den Lösungen in engem Kontakt mit den anderen Kollegen der Abteilung und implementierten sie.
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Wie lösten wir es?
– Wir analysierten die Aspekte des Makigami und fanden Lösungen mit den Kollegen
– Wir sprachen mit SAP-Beratern über die Implementierung von SAP und erfuhren, was vorzubereiten war
– Wir definierten, welche Lösungen schon vor SAP implementiert werden und überprüften die Ergebnisse
Vorschlag, der analysiert und diskutiert und von jedem des Gremiums eingesehen werden konnte.
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Ergebnisse
Nach der Erarbeitung des zukünftigen Zustandes, war es uns möglich, den künftigen Prozess zu sehen:
– Unser derzeitiger Prozess hatte 27 Übergabe-Momente. In der Zukunft würden es 7 Übergaben sein.
– Zudem wussten wir, dass die SAP-Implementierung eine Reduzierung der Arbeitszeit von 26 Std. pro Tag ergäbe.
– Wir erfuhren auch, dass wir neue Aufgaben bekämen, wie die Datenpflege in SAP, was auch zu neuer Arbeit führt.
– Unser Prozess zur Produktions-Vorbereitung könnte verkürzt werden, von einer Durchlaufzeit von 2-3 Tagen auf 10 Minuten.
Der Prozess des zukünftigen Zustands
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Lösungen, die mit anderen Kollegen des Prozess-Teams diskutiert, implementiert und getestet wurden
Anderes Archivierungs-System für Klischees
Vorbereitung für Software
Software getestet mit
Alt: viel Papier, sammeln und kombinieren von Material
Neu: alles zuvor Vorbereitet (kein Sammeln mehr)
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Und andere Lösungen:
– Jeden Morgen 10 Minuten multidisziplinäres Treffen, um die täglichen Probleme zu lösen
– Vorprüfung des Materials und Definierung eines minimalen Niveaus des Rohmaterial-Bestands
– Abteilungen, die in einen Raum zusammengelegt werden (Verkauf und Planung)
– Vorbereitung der Werkzeuge anders organisiert
– Verbesserung des Informationsflusses für Färbungs-Information
– SAP gut ausgestattet und versorgt mit dem richtigen Input, sodass Wiedereingaben vorgebeugt werden
– Klärung, welche Daten von SAP gebraucht werden und Funktionen definiert, wer die Daten im System in Ordnung hält
Und der Rückblick nach zwei Jahren:
“Wir machen immer noch eine Menge Verbesserungen jedes Jahr. Warum funktioniert es?
– Unser Management fordert uns immer noch heraus, Verbesserungen zu finden
– Wir fokussierten ein paar Personal-Ressourcen auf die Verbesserungs-Arbeit, das gibt Energie
– Wir schauen einfach nach Verlusten, fokussieren uns auch mehr auf Energie-Verluste, was uns wieder neue Ideen gab
– Wir zeigen die Resultate
– Wir mögen es, neue Dinge auszuprobieren!”